Sinulla on 1 100 lukematonta sähköpostia ja yksikään niistä ei ole tärkeä

Lukemattomat sähköpostit ovat pinnallisuusmetriikka. Tavallinen toimistotyöntekijä saa nyt päivässä noin 121 sähköpostia Radicati Groupin pitkäaikaisen seurannan mukaan, ja todellinen kustannus ei ole kasassa – se on siinä, että reilut tusina lähettäjää tuottaa suurimman osan siitä, ja jokainen joka häiritsee sinua keskellä tehtävää veloittaa huomion sirpaloitumisesta. Poista viisi verkkotunnusta ja olet tehnyt enemmän kuin kolmen tunnin kansio-organisointi koskaan tekisi.

Miksi inbox zero ei todellakaan korjaa mitään?

Koska se hoitaa oireen ja jättää hanasta väliin. Inbox zero, kuten Merlin Mann kehystyi sen takaisin vuonna 2007, ei koskaan ollut tyhjän sähköpostikansion takia – se oli käsittelemisen takia, jotta huomiosi pysyi vapaana. Jossain matkalla se muuttui rituaaliksi: ihmiset viettävät nyt suuren osan aamusta vetäessään postia kansioihin, arkistoidessaan uutiskirjeitä, joita he eivät koskaan avaa uudelleen, tunten olevansa hyveellisiä, ja sitten heräävät seuraavana aamuna vielä 121:een.

Kasa täyttyy uudelleen, koska et koskaan koskenut lähteeseen. Gmalin suodattimet, Outlookin säännöt, kaksikymmentä minuuttia, jonka vietit värilliseen koodaukseen – kaikki se on loppupään työtä. Mopaat samalla kun hana on auki. Rehellinen ratkaisu on katsoa, kuka pitää lähettämästä, ja kysyä, ansaitseeko yksinään niistä häiriön.

Mitkä lähettäjät syövät oikeastaan päivääni?

Pieni kourallinen. Jos lajittelet sähköpostikansion lähettäjän mukaan viimeisen kuukauden ajalta, muoto on melkein aina sama: markkinointiluettelot, yksi tai kaksi yliaktiivista Slack-tyylisiä ilmoitusjärjestelmää, projektityökalu, joka lähettää sinulle sähköpostia jokaisen kommentin yhteydessä, ja kauppias, jolta ostit sukkaset vuonna 2019. Tämä joukko vastaa rutiininomaisesti suurimmasta osasta äänenvoimakkuudestasi samalla kun ei ole lähes mitään, mitä sinun täytyy lukea.

Korjaus on suodatin, joka toimii verkkotunnustasolla, ei viestitasolla. Gmailissa from:(domain.com) plus "ohita saapuneet" ja "merkitse luetuksi" poistaa lähettäjän pysyvästi noin viidessätoista sekunnissa. Tee se viidelle pahimmalle rikollisellesi ja katso mitä tapahtuu huomisen laskurille. Et organisoi; amputoit. Yksi hyvä suodatin on parempi kuin viikonlopun siivous, koska se toimii kaikessa, mitä lähettäjä lähettää sinulle, ikuisesti, ilman huomiotasi.

Mikä häiritsevä sähköposti oikeasti maksaa minulle?

Paljon enemmän kuin kolmekymmentä sekuntia, joka kuluu sen lukemiseen. Gloria Mark, UC Irvinenin tutkija, joka on tutkinut huomioita kahden vuosikymmenen ajan, havaitsi, että täysin palautuminen tehtävään häiriintymisen jälkeen kestää keskimäärin 23 minuuttia ja 15 sekuntia. Hänen työnsä, jonka yksityiskohdat on esitetty Attention Span -teoksessa, havaitsi myös, että ihmiset tarkistavat sähköpostia ja viestejä noin 74 kertaa päivässä ja vaihtavat näyttöjä noin joka 47 sekunnissa.

Kerro se ulos. Jopa murto-osa 121 päivittäisestä sähköpostistasi, joka saapuu live-häiriöinä, on huomion lasku, joka aina peittoaa mitä tahansa lukematon merkki tarkoittaa. Tämä on syy, miksi todellinen vipuvarsi ei ole lukemisen nopeampi – se on pingauksen pysäyttäminen. Eräpohjainen toimitus, aggressiiviset suodattimet ja työkalut, jotka tiivistävät melun, jotta luet sen omalla aikataululla, hyökkäävät samaan asiaan: laskuri ei koskaan ollut vihollinen. Asiayhteydenvaihdos oli. Tekoäly-neuvonantaja, joka tiivistää sähköpostit, tekee saman työn toisesta päästä, pakatessaan tusina ketjua johonkin, jonka luet kerran.

Mitä teen maanantaiaamuna?

Lopeta lajittelu ja aloita vähentäminen. Avaa lähetetyt-kansiosi vastakohta – lähettäjät, joille et koskaan vastaa – ja järjestele toimittajuus äänenvoimakkuuden, ei ahdistuksen perusteella. Kauppias ja ilmoitusrobo menevät suodattimeen. Uutiskirje, jonka todella luet, pysyy. Asia, joka pinqaa sinua jokaisen dokumentin muokkauksen yhteydessä, saa asetuksensa sammutuksi lähteessä, sovelluksen sisällä, ei sähköpostikansioissasi.

Poista tilaus on parempi kuin suodatin, kun kyse on laillisesta postista, koska suodatin maksaa vastaanottajalle palvelimelle toimitusmaksun ja sinulle tallennusrivin; todellinen poistaminen tilauslistalta pysäyttää sen lähettäjässä. Liittovaltion CAN-SPAM-laki edellyttää, että poista tilaus -linkki toimii kymmenen arkipäivän kuluessa, joten se ei ole teatteria. Käytä viidentoista minuuttia viiden verkkotunnuksen tappamiseen kolmen tunnin organisoinnin sijasta tuhanteen. Tuhannen merkitys ei ole merkitys. Viidellä on.